Organiser un événement AMHE, par Gaths      

« FUYEZ, PAUVRES FOUS ! » Tolkien.

« Tu es sur le point d’entrer dans un monde de ténèbres. Un monde où la vie comme la mort n’ont aucune importance. Et où la douleur c’est Dieu ! » Rob Zombie.

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Voilà pour l’introduction.

Organiser un événement AMHE, que ce soit un stage ou une compétition, est loin, très loin d’être de tout repos, je vous le garantie. Peu nombreux sont les pratiquants, même parmi les plus chevronnés, à savoir ce qu’implique réellement une organisation d’événement, particulièrement en terme d’investissement personnel. A l’Ost, même si on est encore loin du niveau d’organisation de De Taille et d’Estoc pour l’HEMAC Gathering ou du Dreynshlag pour le Dreynevent, nous en sommes tout de même, en 6 ans d’histoire, à une petite dizaine d’évènements au total, et à trois événements annuels depuis peu, dont deux pédagogiques (MasterClass et THEMA) et une compétition (Open AMHE Toulouse). J’ai eu la chance d’avoir été impliqué dans l’organisation de sept d’entre eux, sans compter ceux à venir ou les Destreza Days; bref voilà pour l’autosatisfaction orgueilleuse, que je peux tempérer de suite par le simple fait que ces événements ne sont possibles que  grâce à la chouette machine organisationnelle qu’est devenu au fil du temps l’OGN, à l’investissement total et à l’exceptionnelle qualité de travail de mes camarades du CA, des bénévoles de l’association, des instructeurs que l’on fait venir, ou bien des copains de passage qui offrent spontanément un coup de main.

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Ceci étant dit, je peux vous faire une liste de conseils destinés à ceux qui souhaitent organiser un événement et qui pourraient trouver utile toutes informations, basées sur mes expériences et surtout erreurs personnelles. Suivra une seconde liste de comportements idéaux à l’intention des stagiaires, ce qui peut faciliter la vie des organisateurs.

Conseils pour l’organisation :

  • Si vous avez la chance d’avoir une équipe de bénévoles motivés et fiables (ce qui est énorme en soi), déléguez un maximum. De même, l’on n’est généralement pas seul à la tête d’une asso, donc répartissez les tâches importantes entre plusieurs personnes.
  • Bénévoles, il ne suffit pas d’arriver le jour de l’événement la bouche en cœur en disant « je fais quoi ? » ! Une organisation d’événement, c’est long, ça se prépare, et s’il n’y a pas eu de réunion préparatoire, soyez sûrs de votre rôle bien avant la date fatidique de l’événement. Si l’organisateur ne vous l’a pas spécifié avant, c’est que la préparation a été mal faite.                                                                                                                  tumblr_oielmnzztp1rymr5wo1_500
  • Un événement repose sur quelques bases essentielles qui dépendent les unes des autres : Quoi, Qui, Où et Quand. Le plus facile est de savoir ce qu’on veut faire (par exemple un stage) ; avec Qui est un peu plus difficile (l’instructeur avec qui on veut bosser, caler des dates, défrayer, payer un cachet éventuel, ce qui en général donne une première échelle du prix du stage) ; Où et Quand se révèle le plus dur, surtout pour nous, à Toulouse, qui avons à faire face à une grosse carence de salles, ce qui demande un lourd et long travail de recherches et de relances aux différents organismes responsables (ceci est la seule raison pour laquelle nos événements ne sont pas annoncés avec 6 mois d’avance). La salle conditionnera une partie du tarif, la date, et le nombre de gens que vous pourrez accueillir. Une fois que vous avez posé ces trois bases et demi, 80% du boulot en amont est fait. Grosso modo.
  • Vos camarades et bénévoles qui vous accompagnent sacrifient de leur temps libres, et même si ils font une couillardise, ce n’est pas grave. Ne ratez pas une occasion de leur dire merci, c’est la seule contrepartie qu’ils auront, et le seul fuel de leur motivation. Enfin si vous pouvez leur payer un petit coup à boire, ça ne mange pas de pain.                                                                                                                                                                           tumblr_nowktyfyl71qaybgdo1_250
  • Il vous arrivera fatalement des impondérables, plus ou moins graves. Essayez prendre le temps pour les prévoir, de prévoir des plans de secours, etc. N’ayez pas peur de prendre des décisions dans l’urgence, même si c’est la mauvaise, et assumez-les, c’est votre rôle d’organisateur.
  • Expliquez vos parti-pris, communiquez un max avec vos collègues, vérifiez de temps en temps si tout va bien auprès des participants, tentez de déverrouiller en amont les conflits potentiels, quitte à prendre un tir pour sauver l’ambiance de l’event (je vous préviens, ça pique un peu).
  • Faites des questionnaires de satisfaction. Toute critique (légitime) est constructive, surtout si elle vient de quelqu’un qui sait ce que c’est que d’organiser un événement. Après bon, n’oubliez pas non plus hein, « bien faire et laisser braire », c’est bien aussi quand on tombe sur un peu trop de virulence andouillesque.
  • Faites une belle communication visuelle, relayez là le plus possible. Soyez créatifs, n’ayez pas peur de bouger les lignes ou d’être un peu rock n’ roll. Le soin de la communication doit refléter la qualité d’organisation.
  • Créez des concepts forts, simples et identifiables pour vos événements, et s’il est appelé à revenir tous les ans, créez un cadre au concept, que devra relayer la communication derrière.
  • Prenez le plus d’avance possible, avoir du temps pour bien faire les choses est la clé d’un événement réussi. Six mois par exemple, c’est court. Un an, un poil trop long, vous risquez de procrastiner un chouïa.
  • La trésorerie de l’événement ne doit être confiée qu’a une seule personne bien organisée qui ne s’occupe que de ça. Ca limite beaucoup de soucis et d’erreurs potentielles. De manière générale une seule personne ne peut humainement pas accumuler trop de jobs important, aussi il faut bien distribuer les rôles, être fiable et efficace.
  • Essayez de pas vous mettre en face d’autres événements proches géographiquement ou dans leurs concepts, même si ça devient de plus en plus difficile. Plus vous communiquerez tôt, plus vous réduirez les chances que cela arrive, et si vos événement sont annuels, laissez les sur les mêmes périodes pour que les autres associations puissent éventuellement se caler. Pour info à l’OGN : Open de Toulouse, dernier week-end de mai ; MasterClass dernier week-end de septembre, THEMA dernier week-end de novembre (à partir de 2017), tout cela bien sûr si on arrive à caler dans le bon temps une salle et les intervenants éventuels.
  • Faites des photos, des vidéos, des comptes-rendus pédagogiques. Gardez-en quelque chose.
  • N’oubliez pas la partie festive ! Apéro le premier et/ou le dernier soir, soirée de gala, peu importe, mais l’humain est au cœur de la démarche associative même, alors nourrissez-le.
  • Si vous n’avez pas le temps ou besoin ou envie de gérer une partie dont les participants peuvent se charger par eux-mêmes comme des grands, comme les hébergements ou les repas du midi par exemple, bin vous embêtez pas, c’est pas une classe de neige non plus. Communiquez le bien en revanche, et un peu partout, une liste détaillant ce que l’inscription couvre et ce qu’elle ne couvre pas est toujours bienvenue.
  • A la fin, rincés, épuisés, vous vous direz « plus jamais », puis vous verrez les vidéos et les photos, et sans vous en rendre compte vous serez déjà en train de préparer le prochain.

Conseils pour un participant :

  • Ne vous comportez pas comme un consommateur. Une place dans un événement n’est pas un produit qu’on achète, mais une part de cet événement que vous partagez avec beaucoup d’autres, et ce n’est pas parce que vous avez payé cette part que tout vous est dû pour autant. Si vous avez un souci, rappelez-vous, avant d’en faire part aux responsables, qu’un événement repose sur des bénévoles dévoués loin d’être omnipotents et omniscients, ou encore 100% aptes à prendre les bonnes décisions pour chaque situation compliquée, et qu’on ne s’adresse pas à eux comme au service après-vente de Darty.
  • Soyez ponctuels. Un événement est une machine bien huilée, non pas au Ballistol, mais à la sueur des bénévoles (qui est parfois aussi grasse au vu du régime alimentaire en event). Vous ne voudriez pas être un grain de sable dans cette belle machine, non ?
  • Imbibez vous de toutes les infos qu’on vous transmet, ne déboulez pas à un event sans être au courant de toute les infos que l’orga vous a transmis, ça vous évitera bien souvent de poser un tas de questions aux bénévoles alors que vous avez la réponse dans les docs, ou bien qu’on vous les a données sans que vous n’écoutiez, petits garnements que vous êtes.                                                                                                                              tumblr_o845pforxt1rymr5wo2_500
  • Soyez compréhensifs. Là encore rappelez-vous tout ce que cela implique pour un organisateur et pour une association d’organiser un événement. Vous n’avez pas envie d’être celui ou celle dont on va se dire à la prochaine organisation « il est sûr de vouloir revenir, lui ? » (je vous garantie, ça arrive partout).
  • N’embêtez pas les bénévoles quand ils s’attellent à une tâche un peu pénible. Ca paraît couillon là comme ça, mais si j’ai besoin de l’écrire, ce n’est pas sans raison.                    tumblr_nayt2yanx81tc3kh4o2_r1_250
  • Répondez aux questionnaires de satisfaction, sérieux ça prend cinq minutes.
  • N’oubliez pas de vous amuser… Surtout si vous êtes dans une compétition, ne vous prenez pas trop au sérieux. C’est à l’organisation d’être sérieuse et rigoureuse, pour que justement vous puissiez profiter au maximum de votre événement. Si vous venez à un événement AMHE, c’est pour sortir de votre quotidien, de votre taf, bref pour vous faire plaisir, alors détendez vous et éclatez vous sans trop vous prendre la tête. Et encore moins celle des organisateurs et bénévoles.                                                                    tumblr_ogi9p51okx1rymr5wo1_500

J’en oublie fort beaucoup sûrement, et je pense que j’aurai des chances d’en rajouter après chaque organisation d’événement, mais bon à mon sens l’essentiel y est. N’hésitez pas à nous poser des questions si vous en ressentez le besoin, ça fait toujours plaisir de donner un coup de main.

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Gaths

Corrections et validation: Laurent, Johann, Clémentine

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